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仕事が遅い人がやりがちな5つのこと&仕事が加速する5つのテクニック

更新日:

 

なんで私は仕事が遅いんだろう。
キャリ子

 

 

KEI
どうしたのですか?

 

 

なんか私って他の人と比べて仕事が遅いなぁ~と。
キャリ子

 

 

KEI
それは困りましたね。

仕事が遅いと色々と弊害がありますよね。例えば、

 

残業しなければいけないため、プライベートな時間が犠牲になる

仕事ができないというレッテルを貼られ、評価が低くなる

本来やりたいはずの仕事への時間を割けなくなる

 

そうなんです!仕事が遅いと自分の時間がなくなっちゃうんですよねぇ・・・。
キャリ子

 

 

 

KEI
ちなみに、仕事の遅い人にはついやってしまいがちな5つのことがあります。

 

 

 

ついやってしまいがちな5つのことですか?何だろう??
キャリ子

 

 

KEI
それでは「仕事が遅い人がついうやってしまっている5つのこと&仕事を早く片付けるための5つのテクニック」について解説していきましょう。

 

 

この記事を読んでほしい人

  • 仕事を早く終えて残業を減らしたい人
  • 仕事のスピードを上げてもっと成果を出したい人
  • 仕事が遅いことで他の人に迷惑を掛けてしまっている人

 

 

なぜ仕事が遅いのか?

なぜか仕事が遅いという人はいませんか?

 

 

最近その仕事を始めたばかりでもなく、かといって何かトラブルや急用が入って遅くなったというわけでもありません。

 

 

普通に仕事しているにもかかわらず、なぜか仕事が遅いという人はいます。

 

 

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こんな経験はありませんか?

「他の人と経験やスキルは変わらないはずなのに、自分だけみんなよりも仕事が遅い…。」

 

このように、あなたと大して変わらないであろう同僚、ましてや後輩があなたよりも早く仕事を終える

 

もちろん仕事をしていないわけではないし、一定の評価を得ている。

 

「仕事内容も同じなのに、なぜ?」と思いますよね。

 

でも、あなたと彼らには何か違いがあるのかもしれません。

 

 

仕事が遅い人がついやってしまっている5つのこと

仕事が遅い人は、無意識のうちにあることをやってしまっているものです。

 

そのため、普通に仕事をしているつもりでも他の人よりも仕事が遅くなってしまうのです。

 

では、それは一体何なのでしょうか?

 

仕事が遅い人がついやってしまっている人ほどこの5つのことをしがちです。

 

何か当てはまるものはありますか?

 

もしどれも当てはまらないのであれば、仕事が遅いのは他に原因があるかもしれません。

関連記事 【方法】僕が仕事を”効率化”して、定時に帰れるようになったワケ

 

でも、なぜこれらの行為が仕事の遅れにつながるのでしょうか?

 

 

マルチタスクをしている

マルチタスクをすると、その都度意識を切り替える必要があり、わずかな意識の移動だとしても集中力が途切れてしまうのです。

 

つまり、マルチタスクのように同時に複数の作業を行うと効率が悪くなります。
※ちなみにここで言うマルチタスクとは、「資料を作成しつつメールのやり取りをして、掛かってきた電話にも対応する」というような複数のことを同時進行で行うことでを指します。

 

マルチタスクをすることで、再び行なっていた作業に戻り、集中するための時間をロスしてしまい、一つの仕事に余計に時間を要してしまうのです。

 

マルチタスクは疲れの原因にもなります。

参考 仕事で感じる疲れのタイプとその解消法【11のタイプごとに解説】

 

 

スマホを見えるところに置いている

仮にSNSやメールに目を通さなくても、一旦意識が携帯に向いてしまうことで集中力は低下します。

 

これもマルチタスクと関連するのですが、SNSやメールなどのポップアップ通知があると、どうしても意識がそちらに向かってしまいます。

 

結局のところ、意識が一瞬でも移ることが悪影響となるのです。

 

集中力が途切れる環境で仕事をすると効率が悪くなります。

関連記事 仕事に集中できない5つの原因と集中するための9つの方法【解説】

 

 

業務が具体化されていない

その都度「さて、次は何をしようか?」と考えているほど、時間をロスしてしまいます。

 

これは当たり前ですが、その時に行うことがあらかじめ決まっていないと、いちいち考える時間を要します。

 

そのため、日々の計画を立てていない人ほど仕事に遅れが生じます。

 

仕事を遂行すること以上に計画が重要だと言っても過言ではありません。

参考 仕事の目標を達成するための2つの方法と計画倒れの3つの原因!!

 

 

休憩を取っていない

集中力の周期は110分と言われていて、90分何かをしたら、少なくとも20分程度は休憩を取る必要があるのです。

 

つまり、休憩を取らないと集中力が回復せず、注意力も失います。

 

集中していない中で仕事をしても、考えることはおろか、注意力も低下するため必然的にミスが増えます。

 

ミスが増えることで、そのやり直しや修正のために無駄な時間を要してしまいます。

 

休憩をしないと仕事の生産性が落ちてしまいます。ちなみにどれくらい休憩を取ればいいと思いますか?

関連記事 【方法】「仕事ができないとは?」原因に合わせた対策を行えば大丈夫

 

 

全ての業務を頑張って対応している

パレートの法則」を耳にしたことがあるかとは思いますが、物事の8割を構成しているのは、たった2割のことなのです。

 

つまり、仕事においてもなるべく生産性が高いであろう2割の仕事に注力して、生産性が低いであろう8割の仕事を省略できないと、無駄な時間を費やすことにつながってしまうのです。

 

何事も全力で取り組むことは悪いことではありません。

 

しかし、仕事においてはあまりオススメできることではありません。

 

”チートデイ”といって、予めサボる日を設けた方が結果的には生産性が高まります。

参考 【理由】「あえて仕事をサボる」計画的なサボりが生産性を上げるワケ

 

 

 

気が付かないうちに時間を浪費している

ここで挙げたことをしてしまっている人ほど時間の浪費につながっています。

 

したがって、もし該当するものがあれば、それを見直すだけで少なくとも今よりは仕事が早く終わるはずです。

 

そしてさらに、次のトピックで紹介するテクニックを実践することで、より早く仕事を付けられるようになるはずです。

 

 

仕事が遅いのは、あなたのクロノタイプと今の仕事が合っていないのかもしれません。

人気記事
クロノタイプに合わせた生き方が重要!自分のタイプは?【診断】

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仕事を早く片付けられるようになるには?

先ほど伝えたことは、あくまで仕事が遅くなっている原因を認識することです。

 

 

そのため繰り返しになりますが、それらを止めるだけで今よりも仕事がはかどることでしょう。

 

 

しかし、さらに仕事を早く片付けたいのであれば、これから紹介することを行ってみてください。

 

 

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仕事を加速させる5つのテクニック

ここで紹介5つのテクニックは、特にスキルや知識を必要としません。

 

誰でもできるようなことなので、仕事を早く終わらせたいのであれば、まずは試してみることをオススメします。

 

では、一つずつ説明していきましょう。

 

 

情報遮断

集中時間を確保するためには、内部刺激(自分の感情)と外部刺激(メールや電話など)をブロックすることが必須です。

 

つまり、集中を遮るメールや電話、ポップアップを遮断することで、集中時間を継続させることができます。

 

集中時間が継続できるようになれば、自ずと仕事の生産性が高まるはずです。

 

 

ハビットチェーン

ハビット・チェーンとは「習慣の鎖」という意味で、一つ一つの習慣を鎖で繋いでいるイメージです。

 

人は習慣化すると、それを実行できなかったり、途切れたりすることに気持ち悪さを感じるものです。

 

また、積み上げたものが崩れることに対しても「もったいない」という心理的な抵抗を感じます。

 

つまり、この習慣化を利用するのです。

 

習慣になると、特に考えることも意識することもなくそれに取り組めるので、時間のロス無くすことができます。

■ハビット・チェーンの手順

(1)習慣化することを決める
①データ入力と②顧客連絡があるとして、①をやったら②をやるということを習慣にする

(2)習慣を滞りなく行えた期間を、手帳などに何日継続できているかを記録していく
途切れてしまったらタイミングで、カウントを0にする

(3)途切れさせるのが”もったいない”という意識付けをする

(4)継続していき、”もったいない”という意識も消えたところで習慣化に至る

 

コツとしては、できれば業務を分解して、簡単かつ小さなタスクに分けることです。

 

大きなことを習慣化するとなると、3日坊主に終わってしまうリスクが高いので、なるべくハードルの低い状態にしてから取り組むことが、継続させるポイントです。

 

ハビットチェーンが確立することで、無意識に行動できるようになることで動き出しが早くなります。

 

ハビットチェーンを行えるアプリもあるので、興味のある人はこちらをご覧ください。

引用 ハビットチェーンを実践して習慣を身につけるアプリ、Productiveの使い方を紹介します

 

 

ポモドーロ・テクニック

ポモドーロ・テクニックによって、集中力を長い時間保つことができるようになります。

■ポモドーロ・テクニックの手順

(1)作業時間を25分毎に区切ぎる

(2)25分経ったタイミングで5分~10分ほどの休憩をする

(3)このサイクルを、4回(2時間程度)行ったら15分〜30分ほどの休憩をする

 

休憩を取らないと集中力は低下し途切れてしまいますので、集中力を低下させないためには定期的な休憩を取ることが大切です。

 

ポモドーロ・テクニックに関して、詳しくはこちらを参照ください。

引用 『ポモドーロ・テクニック再入門ガイド|すぐできる生産性アップ術』

 

 

GTD(get things done)

簡単に言うと、やる必要の無いことや気になっていることをあらかじめ書き出し、先に全て片付けてしまったり捨ててしまうことで、重要な行動に焦点を当てるというものです。

 

例えば、「集中して資料作りに取り組んでいたのに、急に全然関係のないクライアントのことが頭に浮かんでしまい、意味もなくそのクライアントに関するデータや担当者の名刺を探してみてしまった」みたいな経験がありませんか?

 

このようなことを防いで、目の前のことに集中できる環境を作るために、GTDを使うのです。

 

GTDに関して詳しく知りたい人は、こちらを参照ください。

引用 GTD®とは - 日本唯一のGTD公式サイト。GTD Japan

引用 『getting things done という言葉を知っていますか?

 

 

優先順位付け

基本的には、重要な仕事を率先して行うことです。

 

しかし、もし優先順位が分からなかったり、その時々によって変わるという場合は、面倒な仕事や複雑な仕事を先に行ってみましょう。

 

頭も体も元気なうちに難易度の高い仕事や面倒な仕事を行うことで、早くかつ正確に片付けることができ、結果的に時間短縮につながります。

 

アプリを使うことで、さらに仕事の効率化が実現できるはずです。

関連記事 仕事のスピードを格段にUPさせるアプリ3選!仕事が早く終わる!!

 

 

上司や先輩、職場環境のせいで仕事が遅いという人は職場を変えることも考えましょう。

 

 

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状況に合わせたオススメの転職エージェントがこちら【パターン別】

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仕事が遅い人はどんな人?

この記事では「仕事が遅い人がついやってしまっていること」について解説しました。

 

 

しかしここでは、実際に僕は目にした仕事が遅い人について話していこうと思います。

 

 

真に仕事が遅い人というのは、ついやってしまっているレベルではなく、明らかに仕事に影響の出る悪癖と言える特徴を抱えています。

 

 

仕事が遅い人の5つの特徴

社会人になって12年間で目にしてきたビジネスマンは山ほどいます。

 

その中でも特に仕事が遅い人に注目した場合、彼らには以下の特徴がありました。

出勤時間の直前まで寝ている

その日に何をするのか決めていない

取り組む仕事を感情で決めている

効率や効果を考えていない

期限を決めていない

 

では、なぜこれが仕事が遅いことにつながるのかを説明していきます。

 

出発時間の直前まで寝ている

出発時間の直前まで寝ているというのは、例えば9時出社で8時に家を出なければいけない場合、7時45分まで寝ているということです。

 

頭が働き出すまでには、少なくとも2時間程度は掛かる(本格稼働するまでは3時間とも)と言われています。

 

そのため、少なくとも出社時間の2時間前までには起きていないと、業務開始時に頭は働いていないことになります。

 

これでは実質働き始められていないのと一緒です。

 

 

その日に何をするのか決めていない

当日の予定を立てていない、つまりその日になってから何をするか決める(考える)ということです。

 

当日になってから取り組むことを決める(考える)ため、その分業務に取り掛かるまで余分な時間を要します。

 

予定が決まっていればそれに沿って仕事を進めればいいので、無駄に考える時間は必要ありません。

 

遅くとも、業務開始時間の前までにはその日の予定をきめておくべきです。

 

スケジューリング能力は仕事のスピードアップにつながります。

関連記事 【解説】「日取り管理術」仕事のモチベーションを上げる方法がコレ

 

 

取り組む仕事を感情で決めている

「これは今したい気分じゃない」「そうだ、あれをしよう」というように感情で取り組む仕事を決めることです。

 

本来は優先順位やその時々の状況に従って仕事に取り組む方が効率的です。

 

一方で感情に従って取り組む仕事を決めてしまうことで、まったく重要ではない、まったく緊急ではない仕事をすることにつながります。

 

これでは重要で緊急の仕事がある場合、それは残業でやる羽目になってしまいます。

 

とはいえ、”感情”で判断している会社は少なくありません。そんな会社は危険ですが…。

関連記事 【理由】仕事において”気持ちを重視”する組織ほど危ういワケ

 

 

効率や効果を考えていない

例えば、電話で済むことなのにわざわざ訪問したり、誰も必要としていない資料を作ったりするようなことです。

 

効率や効果を考えずに仕事をすると、無駄な移動や手間が掛かるため仕事に遅れが生じます。

 

これはある意味感情に従って行う仕事を決めているとも言えます。

 

目的達成のためには、何がより効率的で効果的なのかを考えるだけで仕事のスピードは上がるはずです。

 

この時代においても訪問営業に力を入れている会社に未来はありません。

関連記事 【解説】「テレアポだけでいい」関係構築のための訪問はムダ

 

 

期限を決めていない

「いつまでにその仕事を完了するのか?」ということを決めないことです。

 

その仕事の期限を設けられていないという理由で期限を決めずに仕事をすると、ダラダラ取り組むきっかけになってしまいます。

 

人は期限がないものは先延ばしにしがちです。

 

そのため、仕事に期限を設けることで自発的にスピードアップすることにつながります。

 

一方で期限があるとプレッシャーを感じるという人もいますよね。

参考 仕事で感じるプレッシャーとそれを簡単に解消する4つの方法【解説】

 

 

 

仕事を早く終わらせるには

仕事が遅くなる原因を知り、ちょっとした工夫をすることで仕事のスピードは上がります。

 

 

そのため、定期的に自分の仕事の状態をチェックし、修正していくことがとても重要なのです。

 

 

ただ闇雲に仕事をするのではなく、自分の仕事の様子にも意識を向けてみるだけで、色々な気づきを得られ、改善点が分かるようになるかもしれません。

 

仕事のスピードを上げる方法

情報遮断

ハビットチェーン

ポモドーロテクニック

GTD(get things done)

優先順位付け

 

仕事が遅いという人は、この記事で紹介したことを試してみてはいかがでしょうか。

 

 

ちなみにこれからの時代、さっさと仕事を終わらせて”自分の時間”を持てる人ほど強い時代になると思われます。

なぜ可処分時間を増やせる人が勝ち残るのか?時間優位性の時代とは?

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  • この記事を書いた人

KEI

仕事やキャリア、生活などに役立つ情報を科学や雑学を交えて発信しています。 仕事の仕方、時間の使い方、コミュニケーション、キャリア形成、睡眠、食事、フィジカルケア及びメンタルケアなどを基にハタラクのアップデートを目指します。 プロフィールはこちら

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