仕事が遅い人がやりがちな５つのこと＆仕事が加速する５つのテクニック

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

なぜ仕事が遅いのか？

 

なぜか仕事が遅いという人はいませんか？

 

 

最近その仕事を始めたばかりでもなく、かといって何かトラブルや急用が入って遅くなったというわけでもありません。

 

 

普通に仕事しているにもかかわらず、なぜか仕事が遅いという人はいます。

 

 

こんな経験はありませんか？

 

 

このように、あなたと大して変わらないであろう同僚、ましてや後輩があなたよりも早く仕事を終える。

 

もちろん仕事をしていないわけではないし、一定の評価を得ている。

 

「仕事内容も同じなのに、なぜ？」と思いますよね。

 

でも、あなたと彼らには何か違いがあるのかもしれません。

 

 

 

仕事が遅い人がついやってしまっている５つのこと

 

仕事が遅い人は、無意識のうちにあることをやってしまっているものです。

 

そのため、普通に仕事をしているつもりでも他の人よりも仕事が遅くなってしまうのです。

 

では、それは一体何なのでしょうか？

 

仕事が遅い人がついやってしまっている人ほどこの５つのことをしがちです。

 

何か当てはまるものはありますか？

 

でも、なぜこれらの行為が仕事の遅れにつながるのでしょうか？

 

 

 

マルチタスクをしている

マルチタスクをすると、その都度意識を切り替える必要があり、わずかな意識の移動だとしても集中力が途切れてしまうのです。

 

つまり、マルチタスクのように同時に複数の作業を行うと効率が悪くなります。
※ちなみにここで言うマルチタスクとは、「資料を作成しつつメールのやり取りをして、掛かってきた電話にも対応する」というような複数のことを同時進行で行うことでを指します。

 

マルチタスクをすることで、再び行なっていた作業に戻り、集中するための時間をロスしてしまい、一つの仕事に余計に時間を要してしまうのです。

 

 

 

スマホを見えるところに置いている

仮にＳＮＳやメールに目を通さなくても、一旦意識が携帯に向いてしまうことで集中力は低下します。

 

これもマルチタスクと関連するのですが、ＳＮＳやメールなどのポップアップ通知があると、どうしても意識がそちらに向かってしまいます。

 

結局のところ、意識が一瞬でも移ることが悪影響となるのです。

 

 

 

業務が具体化されていない

その都度「さて、次は何をしようか？」と考えているほど、時間をロスしてしまいます。

 

これは当たり前ですが、その時に行うことがあらかじめ決まっていないと、いちいち考える時間を要します。

 

そのため、日々の計画を立てていない人ほど仕事に遅れが生じます。

 

 

 

休憩を取っていない

集中力の周期は１１０分と言われていて、９０分何かをしたら、少なくとも２０分程度は休憩を取る必要があるのです。

 

つまり、休憩を取らないと集中力が回復せず、注意力も失います。

 

集中していない中で仕事をしても、考えることはおろか、注意力も低下するため必然的にミスが増えます。

 

ミスが増えることで、そのやり直しや修正のために無駄な時間を要してしまいます。

 

 

 

全ての業務を頑張って対応している

「パレートの法則」を耳にしたことがあるかとは思いますが、物事の8割を構成しているのは、たった２割のことなのです。

 

つまり、仕事においてもなるべく生産性が高いであろう２割の仕事に注力して、生産性が低いであろう８割の仕事を省略できないと、無駄な時間を費やすことにつながってしまうのです。

 

何事も全力で取り組むことは悪いことではありません。

 

しかし、仕事においてはあまりオススメできることではありません。

 

 

 

気が付かないうちに時間を浪費している

 

ここで挙げたことをしてしまっている人ほど時間の浪費につながっています。

 

もし該当するものがあれば、それを見直すだけで少なくとも今よりは仕事が早く終わるはずです。

 

そしてさらに、次のトピックで紹介するテクニックを実践することで、より早く仕事を付けられるようになるはずです。

 

 

 

仕事を早く片付けられるようになるには？

 

先ほど伝えたことは、あくまで仕事が遅くなっている原因を認識することです。

 

 

そのため繰り返しになりますが、それらを止めるだけで今よりも仕事がはかどることでしょう。

 

 

しかし、さらに仕事を早く片付けたいのであれば、これから紹介することを行ってみてください。

 

 

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仕事を加速させる５つのテクニック

 

ここで紹介５つのテクニックは、特にスキルや知識を必要としません。

 

誰でもできるようなことなので、仕事を早く終わらせたいのであれば、まずは試してみることをオススメします。

 

では、一つずつ説明していきましょう。

 

 

 

情報遮断

集中時間を確保するためには、内部刺激（自分の感情）と外部刺激（メールや電話など）をブロックすることが必須です。

 

つまり、集中を遮るメールや電話、ポップアップを遮断することで、集中時間を継続させることができます。

 

集中時間が継続できるようになれば、自ずと仕事の生産性が高まるはずです。

 

 

ハビットチェーン

ハビット・チェーンとは「習慣の鎖」という意味で、一つ一つの習慣を鎖で繋いでいるイメージです。

 

人は習慣化すると、それを実行できなかったり、途切れたりすることに気持ち悪さを感じるものです。

 

また、積み上げたものが崩れることに対しても「もったいない」という心理的な抵抗を感じます。

 

つまり、この習慣化を利用するのです。

 

習慣になると、特に考えることも意識することもなくそれに取り組めるので、時間のロス無くすことができます。

 

コツとしては、できれば業務を分解して、簡単かつ小さなタスクに分けることです。

 

大きなことを習慣化するとなると、３日坊主に終わってしまうリスクが高いので、なるべくハードルの低い状態にしてから取り組むことが、継続させるポイントです。

 

ハビットチェーンが確立することで、無意識に行動できるようになることで動き出しが早くなります。

 

 

 

ポモドーロ・テクニック

ポモドーロ・テクニックによって、集中力を長い時間保つことができるようになります。

 

休憩を取らないと集中力は低下し途切れてしまいますので、集中力を低下させないためには定期的な休憩を取ることが大切です。

 

 

 

ＧＴＤ（ｇｅｔ　ｔｈｉｎｇｓ　ｄｏｎｅ）

簡単に言うと、やる必要の無いことや気になっていることをあらかじめ書き出し、先に全て片付けてしまったり捨ててしまうことで、重要な行動に焦点を当てるというものです。

 

例えば、「集中して資料作りに取り組んでいたのに、急に全然関係のないクライアントのことが頭に浮かんでしまい、意味もなくそのクライアントに関するデータや担当者の名刺を探してみてしまった」みたいな経験がありませんか？

 

このようなことを防いで、目の前のことに集中できる環境を作るために、ＧＴＤを使うのです。

 

 

 

優先順位付け

基本的には、重要な仕事を率先して行うことです。

 

しかし、もし優先順位が分からなかったり、その時々によって変わるという場合は、面倒な仕事や複雑な仕事を先に行ってみましょう。

 

頭も体も元気なうちに難易度の高い仕事や面倒な仕事を行うことで、早くかつ正確に片付けることができ、結果的に時間短縮につながります。

 

 

 

上司や先輩、職場環境のせいで仕事が遅いという人は職場を変えることも考えましょう。

 

 

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仕事が遅い人はどんな人？

 

この記事では「仕事が遅い人がついやってしまっていること」について解説しました。

 

 

しかしここでは、実際に僕は目にした仕事が遅い人について話していこうと思います。

 

 

真に仕事が遅い人というのは、ついやってしまっているレベルではなく、明らかに仕事に影響の出る悪癖と言える特徴を抱えています。

 

 

仕事が遅い人の５つの特徴

 

社会人になって１２年間で目にしてきたビジネスマンは山ほどいます。

 

その中でも特に仕事が遅い人に注目した場合、彼らには以下の特徴がありました。

 

では、なぜこれが仕事が遅いことにつながるのかを説明していきます。

 

 

 

出発時間の直前まで寝ている

出発時間の直前まで寝ているというのは、例えば９時出社で８時に家を出なければいけない場合、７時４５分まで寝ているということです。

 

頭が働き出すまでには、少なくとも２時間程度は掛かる（本格稼働するまでは３時間とも）と言われています。

 

そのため、少なくとも出社時間の２時間前までには起きていないと、業務開始時に頭は働いていないことになります。

 

これでは実質働き始められていないのと一緒です。

 

 

 

その日に何をするのか決めていない

当日の予定を立てていない、つまりその日になってから何をするか決める（考える）ということです。

 

当日になってから取り組むことを決める（考える）ため、その分業務に取り掛かるまで余分な時間を要します。

 

予定が決まっていればそれに沿って仕事を進めればいいので、無駄に考える時間は必要ありません。

 

遅くとも、業務開始時間の前までにはその日の予定をきめておくべきです。

 

 

 

取り組む仕事を感情で決めている

「これは今したい気分じゃない」「そうだ、あれをしよう」というように感情で取り組む仕事を決めることです。

 

本来は優先順位やその時々の状況に従って仕事に取り組む方が効率的です。

 

一方で感情に従って取り組む仕事を決めてしまうことで、まったく重要ではない、まったく緊急ではない仕事をすることにつながります。

 

これでは重要で緊急の仕事がある場合、それは残業でやる羽目になってしまいます。

 

 

 

効率や効果を考えていない

例えば、電話で済むことなのにわざわざ訪問したり、誰も必要としていない資料を作ったりするようなことです。

 

効率や効果を考えずに仕事をすると、無駄な移動や手間が掛かるため仕事に遅れが生じます。

 

これはある意味感情に従って行う仕事を決めているとも言えます。

 

目的達成のためには、何がより効率的で効果的なのかを考えるだけで仕事のスピードは上がるはずです。

 

 

 

期限を決めていない

「いつまでにその仕事を完了するのか？」ということを決めないことです。

 

その仕事の期限を設けられていないという理由で期限を決めずに仕事をすると、ダラダラ取り組むきっかけになってしまいます。

 

人は期限がないものは先延ばしにしがちです。

 

そのため、仕事に期限を設けることで自発的にスピードアップすることにつながります。

 

 

 

仕事を早く終わらせるには

 

仕事が遅くなる原因を知り、ちょっとした工夫をすることで仕事のスピードは上がります。

 

 

そのため、定期的に自分の仕事の状態をチェックし、修正していくことがとても重要なのです。

 

 

ただ闇雲に仕事をするのではなく、自分の仕事の様子にも意識を向けてみるだけで、色々な気づきを得られ、改善点が分かるようになるかもしれません。

 

 

仕事が遅いという人は、この記事で紹介したことを試してみてはいかがでしょうか。

 

 

これからの時代、さっさと仕事を終わらせて”自分の時間”を持てる人ほど強い時代になると思われます。

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