仕事

【解説】「ダメな会議と良い会議」あなたの会社の会議はどっち?

更新日:

 

会議なんてムダですよねぇ。
キャリ子

 

 

KEI
どうしたんですか?

 

 

なんか、うちの会社の会議って予定調和なんですよ。

そんな会議なら、やる必要ないだろ〜って思っちゃうんですよねぇ。

キャリ子

 

 

KEI
まぁ、そんな思いを抱きながら日々会議に参加するサラリーマンは多いでしょうね。

確かに会議の多くは、何のアイディアも解決策も出ず徒労に終わります。

 

 

やっぱりそう思います?
キャリ子

 

 

 

KEI
しかし本来は、”良い会議”をすれば多くのアイディアが生まれ、参加者の理解も深まり、とても生産性の高いものになるはずなのです。

 

 

 

”本来は”そうですよね。
キャリ子

 

 

KEI
ただ残念ながら徒労に終わるようなダメな会議が多いため、会議そのものの存在意義に疑問を持つ人も多いのでしょう。

 

 

では一体、”ダメな会議”と”良い会議”の違いって何なんですか?
キャリ子

 

 

KEI
それでは「ダメな会議と良い会議」について解説していきましょう。

 

 

 

ダメな会議の特徴

まずはダメな会議について話していきます。

 

 

ちなみに僕の会社でもダメダメな会議が横行していて、参加したくない気持ちを抑えながらもやむを得ず参加しています。

 

 

そこで、これまでに参加した会議(部署やメンバーも異なる)で感じた”ダメな会議”の特徴を見出しました。

 

 

それがこちらです。

ファシリテーター(司会)が一番話している

偉い人が主に発言している

事前に議題が共有されていない

設定時間を超過する

会議中にブレインストーミングを行う

 

この5つが、これまでに参加した会議を通じて僕が思った”ダメな会議”の特徴です。

 

 

ダメな会議の”5つの特徴”とは?

先ほど挙げた特徴以外にも、「参加者が多すぎる/少なすぎる」や「目的がない」などもあるかと思います。

 

しかし、会社や部署の規模や根本的に問題のあるものは除外します。

 

ここで挙げる5つの特徴は、一般的な会社の平均的な会議をベースにしたダメな点になります。

 

それでは、ダメな会議の”5つの特徴”を一つずつ解説していきます。

 

 

ファシリテーター(司会)が最も話している

ファシリテーター(司会者)が最も話している会議はダメです。

 

司会者がもっとも多く話しているということはつまり、他の参加者の発言が少ないとうことです。

 

司会者はあくまでも進行役というだけであって、議題内容については司会者以外の参加者が発言しなくては会議の意味がありません。

 

 

偉い人が主に発言している

例えば、社長や部長といった役職者の発言が多い会議はダメです。

 

これは力関係の兼ね合いで、役職が上の人が発言することによって、それが正しいものとみなされてしまいます。

 

一般的な会社のサラリーマンであれば、偉い人の発言を否定することは普通できないものです。

 

そのため、偉い人の発言に誰も反論できず、本当にその意見が正しいかどうか精査できないままになってしまいます。

 

これが、議論が活性化しない原因なのです。

 

 

事前に議題が共有されていない

会議の議題(アジェンダ)が事前共有されていない会議はダメです。

 

参加者が「何を目的として会議を行うのか」が分からないと、準備せず会議に臨むことになります。

 

そのため、会議で話し合う議題に関連した情報を用意できず、議題の結論に至らない可能性が高くなります。

 

行き当たりばったりで会議に参加することは、初めて訪れた場所を地図を持たずにさまようことと同じです。

 

 

会議中にブレインストーミングを行う

会議中にブレインストーミング(ブレスト)をする会議はダメです。

 

おそらくほとんどの人は、いきなり「思ったことを言い合いましょう」と言われてもできないと思います。

 

実際、僕の会社でも会議中に「ブレストしましょう!思いついたことを発言しましょう!」となるんですが、基本的に発言は出ません。

 

参加者が上を向いたり、下を向いたりして押し黙るだけです。

 

ちなみに、ブレストに関してこんな研究結果があります。

心理学者のエドアルド・サラス氏が、ブレインストーミングの効果を、800チームの成果をまとめたデータのメタ分析に基づいて調べました。

 

それによると、ほとんどの場合、他人と一緒に考えるよりも個人で考えたほうがオリジナリティーの高いアイデアが出るということが判明したのです。

 

さらに、チームの規模が大きくなればなるほど、アイディアが生み出されることがなく、創造性も下がるそうです。

 

参照 Productivity Loss in Brainstorming Groups: A Meta-Analytic Integration - Taylor & Francis group

 

 

予定時間を超過する

予定時間を超過する会議はダメです。

 

会議は長くやったところで生産性は変わらないですし、むしろ他の業務の妨げになるため仕事の生産性自体は落ちます。

 

ここまでに挙げたような発言がない会議ほど、参加者が思い悩むことに時間を費やし、会議時間が無駄に長くなります。

 

そして皮肉なことに、むしろ良い会議ほどスパッと短時間で終わるのです。

 

ダメな会議をしている組織ほどダメな組織です。そしてこれがダメな組織の特徴です。

関連記事 組織が同じ方向を向いているのは危険!同じ方向を向く組織の特徴

関連記事 【理由】仕事において”気持ちを重視”する組織ほど危ういワケ

 

 

実際のダメな会議

ここに挙げたダメな会議の5つの特徴ですが、僕は自分の会社でよく体験しています。

 

つい最近参加した会議も、会社の重役がバリバリ発言している一方で、参加者全員それに頷くだけで発言していませんでした。

 

さらに、あまりに発言が出てこないため途中でブレストを促されるも、議題が事前に共有されていないため、いきなり何かを思いつく者もおらず、また押し黙り時間がダラダラと過ぎていき、結果何ひとつ有意義なことがなく終わりました。

 

では、どんな会議が”良い会議”なのでしょうか?

 

こんな上司がいる会社ほど会議で根性論が叫ばれます。あなたの上司は大丈夫ですか?

参考 【理由】リーダーはモチベーターであるべき?これから通用しないワケ

参考 【考察】「上司が無能だ」なぜ無能な上司が誕生してしまうのか?

 

 

 

良い会議の特徴

ダメな会議に参加しまくっている僕ですが、そんな中でもたまに”良い会議”に参加できることもあります。

 

 

”良い会議”に参加すると、アドレナリンが分泌されて自然と発言も多くなり、それが参加者同士に伝染することで、活発な議論が生まれ、結果的にすごく有意義な時間を共有できるのです。

 

 

ただそれは結果論であって、そのような”良い会議”にるためには、いくつかのポイントが必要だと思います。

 

 

そのポイントというのが、この3つのポイントです。

目的共有

事前準備

雰囲気づくり

 

 

”良い会議”にするための3つのポイント

会議を有意義な時間にするためには、「目的共有」「事前準備」「雰囲気づくり」が大事です。

 

会議へ参加する人がこの3つのポイントを押さえて会議を行うことで、有意義かつ楽しい会議になるでしょう。

 

それではこれらを一つずつ解説していきます。

 

 

目的共有

”ダメな会議”の特徴の一つに「事前に議題が共有されていない」というのがありましたが、それとは逆に「何のための会議」なのかを参加者に事前共有することが大事です。

 

会議の目的を事前に共有することで、参加者は自然とアイディアや意見を考えるようになります。

 

またこれによって、次に挙げる「事前準備」にもつながります。

 

 

事前準備

会議の事前準備は、目的に関連した情報の収集や自分のアイディアや意見の要約といったことにつながります。

 

このような事前準備を行うことで、会議では必要な情報を基に議論を交わすことができ、準備をしていることで発言する自信も持てます。

 

また、参加者同士で自身が集めた情報や意見をメールなどで事前に共有できていると、より会議がスムーズに進みます。

 

 

雰囲気づくり

雰囲気作りは、下の人たちがストレスなく発言できる環境を作ることです。

 

”ダメな会議”の特徴の一つで「偉い人が主に発言している」というのがありましたが、これを逆にすることです。

 

そのような雰囲気を作るためには、ファシリテーター(司会者)が積極的に若手や地位の低い従業員に意見を求めていくことや、一人の意見に対するリアクションを他の参加者に求めたりすることが大事です。

 

そのため、ファシリテーター(司会者)に誰にするのかはとても重要だと言えます。

 

会議に際して根回しをする人ほど優秀だったりします。根回しを制する者は会議も制します。

参考 「根回しは無駄?」効果的な根回し方法を知れば絶対に役に立つ【解説】

 

 

ブレストに代わるもの

”ダメな会議”の特徴の一つに「会議中にブレインストーミングを行う」を挙げましたが、改めてブレインストーミングの効果的ではないのです。

 

しかし一方で、そんなブレストに代わるものがあるのでここで紹介します。

 

それが「エレクトリック・ブレインストーミング」です。

 

これはクイーンズ大学が提唱したもので、一般的なブレストと比べて2倍のアイディアが出て、質も向上するということです。

 

どのようにして行うかというと、以下のように行います。

(1)参加者は他の人と顔を合わせずにパソコンに向かってアイディアを入力する

(2)パソコンを同期し、自分がアイデアを入力すると他の人のパソコンにも表示される

(3)他の人のアイデアも基にしながら自分のアイディアも出していく

※アイディアを入力する際は誰が書いたか分からないようにするのがポイント

※Googleのスプレッドシートなどのクラウドツールを使えば簡単にできる

基本的にはノートパソコンを会議に持ち込むのが望ましいですが、今はほとんどの人がスマホを持っているので、それでもいいでしょう。

 

また、なぜエレクトリック・ブレインストーミングが有効かというと、一般的なブレストのデメリットを解消できるからです。

 

ちなみにデメリットというのがこちらです。

自分のアイデアが他の人にどう思われるかという不安

他の人が発言してる間に思いついたアイデアはその人が話し終わるまでに消えてしまう(プロダクションブロッキング)

 

これらのことからも、会議でより活発な意見交換を望む場合は、ブレストではなくエレクトリック・ブレインストーミングがオススメです。

 

 

 

スポンサーリンク


会議の良し悪しで全員の時間の価値が左右される

”良い会議”は参加者全員の時間を有意義なものにする一方、”ダメな会議”は参加者全員の時間の価値を下げます。

 

 

国会中継を見て思うことですが、ただそこにいるだけの人や、寝てる人に税金が使われていると思うと怒りが湧きますよね?

 

 

それと同じで、ダメな会議は全員の生産性を低下させるだけでなく、参加人数分の無駄なコストが発生すると考えてみてください。

 

 

一方で、”良い会議”は生産性が高いだけでなく、単純に楽しいものです。

 

ダメな会議の5つの特徴

司会が最も話している

偉い人が主に発言している

事前に議題が共有されていない

会議中にブレインストーミングを行う

予定時間を超過する

 

良い会議の3つのポイント

目的共有

事前準備

雰囲気づくり

 

ぜひ楽しい会議を目指しましょう。

 

 

10年後には今のような会議は消滅しているかもしれません。

【予測】未来の働き方とは?2030年のサラリーマンの仕事スタイル

続きを見る

スポンサーリンク
スポンサーリンク
  • この記事を書いた人

KEI

仕事やキャリア、生活などに役立つ情報を科学や雑学を交えて発信しています。 仕事の仕方、時間の使い方、コミュニケーション、キャリア形成、睡眠、食事、フィジカルケア及びメンタルケアなどを基にハタラクのアップデートを目指します。 プロフィールはこちら

-仕事
-, ,

Copyright© ハタラクを考えるブログ , 2020 All Rights Reserved.